ทำอย่างไรหากคุณเพิ่งเริ่มงาน...แต่งานเยอะจนทำไม่ทัน
อุตส่าห์ตั้งใจเรียนจนจบฝ่าปราการด่านสำคัญของชีวิตมาได้อีกก้าว จนมาถึงอีกก้าวสำคัญการสมัครเข้าทำงาน เตรียมตัวมาอย่างดี ประกอบกับความมุ่งมั่นที่มีเกินร้อย เพียบพร้อมไปด้วยความรู้ที่อัดแน่น ไฟในตัวที่โหมลุกอยากจะทำงาน จนความตั้งใจนี้ถูกส่งต่อจนเข้าตา HR และทำให้คุณได้งานตำแหน่งที่ใฝ่ฝันในที่สุด ความสุขที่เปลี่ยนสถานะจากนักศึกษาไปเป็นคนทำงานยังไม่ทันได้ดื่มด่ำกับยูนิฟอร์มพ้นสัปดาห์ ก็พบกับโลกแห่งการทำงานที่แท้จริง การทำงานในองค์กรที่เต็มไปด้วยระบบระเบียบที่เหล่าบัณฑิตจบใหม่ต้องเร่งเรียนรู้ ไหนจะงานตรงหน้าที่ไม่เห็นเหมือนกันที่เรียนมาสักเท่าไหร่ ไหนจะขั้นตอนการทำงานที่ตอนเรียนก็ไม่ได้มีสอน ทำให้งานที่อยู่ในความรับผิดชอบเกิดความล่าช้า งานเยอะจนทำไม่ทัน กลายเป็นปัญหาหนักอกที่ต้องรีบหาทางแก้ไขก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ไปมากกว่านี้
วันนี้เราจึงมีวิธีจัดการปัญหางานเยอะทำไม่ทัน มาให้มนุษย์เงินเดือนน้องใหม่ได้นำไปศึกษาและปรับใช้กันดู มาดูกันว่าจะมีวิธีไหนที่จะทำให้ช่วงวิกฤตงานท่วมท้นเช่นนี้ผ่านพ้นไปได้ด้วยดี
- ศึกษาหัวหน้า..ก่อนเข้าไปปรึกษา
ทางแก้ที่ดีที่สุดในขณะที่อายุงานยังมีไม่มากนัก คงจะพอเรียกความเห็นใจได้บ้าง ให้คุณลองเข้าไปปรึกษาหัวหน้างานของคุณเพื่อขอเวลาทำงานที่ยังคงค้าง และชะลอการรับงานชิ้นใหม่ไว้สักระยะ จะได้เคลียร์งานที่กองอยู่ตรงหน้าให้เรียบร้อย พร้อมเรียนรู้งานใหม่และเร่งปรับตัวให้เข้ากับงานและที่ทำงาน แต่ก่อนที่จะเข้าไปปรึกษา คุณจำเป็นต้องศึกษาลักษณะนิสัยของหัวหน้างานให้ดีเสียก่อน ไม่ผลีผลามเดินเข้าไปโดยไม่ได้เตรียมตัวให้พร้อม คุณจำเป็นต้องรู้ว่าหัวหน้าของคุณนั้นมีลักษณะในการทำงานแบบใด ชอบคนทำงานแบบไหน เป้าหมายในการทำงานคือสิ่งใด เพื่อจะได้นำมาคิดวิธีเข้าพบเพื่อเจรจาได้อย่างเหมาะสมและถูกกาลเทศะ
- เตรียมข้อมูลภาระงานตรงหน้าตัก
การเข้าไปพูดเฉย ๆ โดยไม่มีหลักฐานใด ๆ ดูจะเป็นการกล่าวแบบลม ๆ แล้ง ๆ ไม่มีน้ำหนักเพียงพอที่จะขอชะลอการรับงานชิ้นใหม่ได้ คุณควรจัดทำสรุปภาระงานให้เห็นเป็นลายลักษณ์อักษรแบบคร่าว ๆ ที่ไม่ต้องใช้เวลาทำมากนัก ไล่เรียงจากงานหลักที่ตรงกับตำแหน่งของคุณ ต่อมาที่งานรองหรืองานที่ได้รับมอบหมาย หากมีงานแทรกที่มาทีละเล็กละน้อยก็ให้ใส่ไปด้วย เพื่อที่เจ้านายของคุณจะได้มองเห็นปริมาณงาน ณ ปัจจุบันของคุณได้ชัดเจน และจะได้พิจารณาลดการมอบหมายงานชิ้นใหม่ให้คุณได้สักระยะ
- แจ้งปัญหาที่ทำให้ทำงานไม่ทันอย่างตรงไปตรงมา
ไม่มีใครเก่งมาแต่ต้น ทุกคนล้วนต้องผ่านคำว่าเรียนรู้มาด้วยกันทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็นเรียนรู้จากตำรา เรียนรู้จากประสบการณ์ หรือเรียนรู้จากงานที่ทำอยู่เป็นประจำทุกวัน ซึ่งทุกการเรียนรู้ล้วนต้องใช้เวลาด้วยกันทั้งสิ้น ดังนั้นหากปัญหาการทำงานไม่ทันของคุณเกิดจากการขาดความชำนาญ หรือยังปรับตัวไม่ได้ ยังไม่ชินกับระบบงาน ก็ให้บอกหัวหน้าของคุณอย่างตรงไปตรงมา เพื่อที่จะได้ร่วมกันหาทางออกของปัญหานี้ได้แบบ Win-Win ทั้งสองฝ่าย
- เตรียมคำตอบที่เป็นทางออกของปัญหาไว้เผื่อเป็นข้อเสนอ
คุณควรเตรียมคำตอบที่คุณคิดว่าจะจัดการกับปัญหานี้ของคุณไว้ด้วยก่อนที่จะเข้าพบหัวหน้างาน เพราะมีโอกาสที่คุณจะโดนถามกลับว่าจะแก้ปัญหานี้ได้อย่างไร เมื่อไหร่ ทั้ง ๆ ที่จริง ๆ แล้วหัวหน้าอาจจะมีคำตอบในใจอยู่แล้วก็เป็นได้ เพียงแต่อยากศึกษาคุณกลับเช่นกันว่ามีมุมมองเกี่ยวกับปัญหานี้อย่างไร ซึ่งการตอบให้เห็นถึงความมุ่งมั่นตั้งใจ มีความใส่ใจกับปัญหาที่เกิด และพร้อมที่จะศึกษางานเพิ่มเติม หรือเรียนรู้ระบบงานให้มากขึ้น เพียงแค่ต้องขอเวลาสักนิดนั้นน่าจะเป็นคำตอบที่ทำให้คุณได้รับอนุมัติให้ชะลอการรับงานใหม่เพิ่มไปได้สักระยะ
เมื่อมีข้อมูลทั้งหมดพร้อมแล้ว ก็พกความมั่นใจใส่กระเป๋าเดินเข้าไปพบหัวหน้างานและบอกปัญหาทำงานไม่ทันของคุณได้เลย เชื่อเถอะว่าถึงแม้ผลลัพธ์อาจไม่ได้เป็นดังใจของคุณทั้งหมด แต่อย่างน้อยจะมีคนเข้ามาช่วยให้การทำงานของคุณในช่วงเริ่มต้นชีวิตการทำงานผ่านไปได้ราบรื่นกว่าการเก็บปัญหาไว้เพียงคนเดียว เพราะมนุษย์เราไม่มีใครเก่งมาตั้งแต่ต้น หากคุณรู้ผิดไว ก็แก้ไขได้ไว เรียนรู้การทำงานได้ไวขึ้น ปัญหาทำงานไม่ทันเพราะยังขาดประสบการณ์และความชำนาญแบบนี้จะหมดไปในไม่ช้าอย่างแน่นอน
