สำหรับผู้ประกอบการที่เริ่มมีพนักงานประจำ การทำเงินเดือนถือเป็นหนึ่งในงานสำคัญที่สุดของธุรกิจ เพราะต้องอาศัยความถูกต้องทุกขั้นตอน ทั้งเรื่องภาษี กฎหมายแรงงาน และสิทธิประโยชน์พนักงาน หากดำเนินการผิดพลาดอาจนำไปสู่ค่าปรับ ความไม่พอใจของพนักงาน หรือปัญหาด้านเอกสารที่สะสมจนไปแก้ไขภายหลังยากกว่าเดิม คู่มือฉบับนี้จะช่วยให้ผู้ประกอบการมือใหม่เข้าใจภาพรวมของ Payroll และรู้ว่าต้องเตรียมตัวอย่างไรเพื่อให้ทุกอย่างราบรื่น
กฎหมายแรงงานและค่าจ้างที่ต้องรู้ก่อนเริ่มทำเงินเดือน
ก่อนจะเริ่มคำนวณเงินเดือน ผู้ประกอบการต้องเข้าใจกฎหมายพื้นฐาน เช่น ค่าจ้างขั้นต่ำชั่วโมงทำงาน วันหยุดประจำปี การลาป่วย ลากิจ และเงื่อนไขเกี่ยวกับโอที หากจ่ายค่าจ้างต่ำกว่ากฎหมายกำหนด หรือคิดชั่วโมงทำงานผิดพลาด องค์กรอาจเสี่ยงถูกปรับหรือถูกร้องเรียนจากพนักงานได้ นอกจากนี้ยังต้องรู้วิธีคำนวณค่าทำงานในวันหยุดและวันนักขัตฤกษ์ ซึ่งมีอัตราที่สูงกว่าปกติ และเป็นข้อที่มักทำผิดบ่อยที่สุดในธุรกิจขนาดเล็ก
ภาษีและประกันสังคมคือส่วนที่ผิดพลาดง่ายที่สุด
การหักภาษี ณ ที่จ่ายของเงินเดือนพนักงานต้องใช้อัตราภาษีแบบขั้นบันได ซึ่งเปลี่ยนไปในแต่ละช่วงรายได้ ยิ่งไปกว่านั้น การคิดเงินสมทบประกันสังคมทั้งของนายจ้างและลูกจ้างต้องถูกต้องตามเพดานใหม่ที่อาจมีการปรับทุกปี ความผิดพลาดเล็ก ๆ เช่นใส่ฐานเงินเดือนผิด หรือไม่อัปเดตกฎหมายภาษี อาจทำให้บริษัทต้องแก้ไขย้อนหลังหรือเสี่ยงค่าปรับจากหน่วยงานรัฐ การทำ Payroll จึงจำเป็นต้องมีระบบจัดเก็บข้อมูลที่แม่นยำและตรวจสอบได้
เก็บข้อมูลพนักงานให้เป็นระบบตั้งแต่วันแรกช่วยลดปัญหาตามมา
ข้อมูลพื้นฐาน เช่น วันเริ่มงาน เงินเดือน ค่าอาหาร ค่าตำแหน่ง โอที วันลาป่วย และสถานะผู้มีภาระภาษี ต้องถูกเก็บอย่างเป็นระบบตั้งแต่พนักงานคนแรก เพราะข้อมูลเหล่านี้ถูกใช้ในการคำนวณเงินเดือนทุกเดือนและส่งเอกสารสำคัญ เช่น ภาษี ภงด.1, รายงานประกันสังคม, และเอกสารการหักเงินต่าง ๆ หากเก็บข้อมูลด้วยวิธีที่ไม่เป็นระบบ เช่น กระดาษหรือ Excel ที่ไม่มีการสำรองข้อมูล อาจทำให้บริษัทเสียเวลาตามแก้งานซ้ำและเกิดข้อผิดพลาดโดยไม่ตั้งใจ
การทำเงินเดือนเองสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ไม่ใช่เรื่องยาก แต่จำเป็นต้องละเอียด รอบคอบ และเข้าใจกฎหมายทุกมิติ หากองค์กรเติบโตขึ้นและจำนวนพนักงานเพิ่มขึ้น การดูแล Payroll จะยิ่งซับซ้อนกว่าเดิม การใช้บริการผู้เชี่ยวชาญอย่าง Thitaram Group จะช่วยลดภาระงานเอกสาร ลดความเสี่ยงผิดพลาด และทำให้ระบบเงินเดือนของคุณมีความเป็นมืออาชีพตั้งแต่ต้นจนจบ
